Een back-up maken? Dat doe ik morgen wel!

Op 31 maart was het World Backup Day, een mooi moment om Veronica van Seventer, ICT-coördinator bij Public Support, aan het woord te laten over het belang van een goede back-up. Want een back-up maken is zo’n gedoe. Het kost tijd en dat heb je vaak niet. Tot het te laat is. Dan zit je met je handen in het haar.

Ver-van-mijn-bed

Een back-up maken. We weten allemaal dat het moet en toch zijn we er met z’n allen behoorlijk slecht in. ‘Dat doe ik morgen wel’ is vast een herkenbare gedachte. Het blijft een beetje een ver-van-mijn-bed-show, tot je je gegevens kwijt bent. Dan zit je met de handen in het haar. En dat gebeurt regelmatig. Volgens de site van World Backup Day raken er 113 telefoons per minuut kwijt, raakt 1 op de 10 computer per maand besmet met een virus en zijn 29% van de rampen per ongeluk. Geen slecht idee dus om toch maar die back-up te maken.

Gouden 3-2-1-regel

Bij Public Support werken we volgens de gouden 3-2-1-regel: Maak altijd 3 back-ups van je gegevens, sla die op 2 verschillende datadragers op en zorg dat minimaal 1 back-up zich op een andere locatie bevindt. Als je belangrijke documenten op een harde schijf en een usb-stick zet en die in je bureaula legt, dan is alsnog alles weg als er brand uitbreekt. Bij Public Support staan alle belangrijke bestanden in een cloudapplicatie. Daar zit een virtuele server achter en die wordt op gezette tijden geback-upt naar een andere server. Dat houdt in dat we een live-versie hebben, een back-up en daar nog een back-up van. Die twee back-ups staan allebei op een andere plek.

Wat back-up je en hoe vaak?

Vraag je eerst af waar je een back-up van wilt maken. Verstuur je zakelijke WhatsApps, dan is dat waarschijnlijk niet zo belangrijk om te bewaren. Maar juridische stukken of documenten waar je aan werkt, zijn wel heel belangrijk om veilig te stellen. Dan vraag je je af hoe frequent een bestand gewijzigd wordt. Je contracten wijzigen waarschijnlijk niet elke week, maar documenten waar je nog aan werkt juist wel. Die twee zaken samen bepalen waar je een back-up van maakt en hoe frequent je dat doet.

Zorg voor een hack proof back-up

Cyberaanvallen zijn tegenwoordig aan de orde van de dag. Volgens het CBS heeft ruim 20% van de Nederlandse bedrijven te maken gehad met de gevolgen van een beveiligingsincident. Als ICT-coördinator mijn grootste nachtmerrie. Om te weten of de beveiliging van onze systemen nog in orde is, laten we deze jaarlijks controleren. Dat geeft ons een goed beeld hoe het gesteld is met onze security. Als we daar goed op scoren krijgen we een certificaat van veiligheid.

Test je back-ups

Wat ook belangrijk is, is om je back-ups regelmatig te testen. Open ze, kijk of je de bestanden daadwerkelijk kunt benaderen, en doe dat regelmatig. Werk je met een applicatie die draait op een externe server, zoals in ons geval, zorg dan dat de leverancier van de software de back-up verzorgt en test. Mocht je dan toch een virus hebben, gegijzeld zijn door ransomware of je laptop uit je handen laten vallen, dan kun je een goede back-up terugzetten en is de ellende te overzien.

Reddende engel

Hoe goed je back-ups ook zijn, het is altijd beter als je ze niet nodig hebt. Ik zorg dan ook dat onze virusscanners altijd up-to-date zijn en dat ik op de hoogte ben van de nieuwste cyberdreigingen. Ook is het belangrijk dat de mensen in je organisatie zich bewust zijn van gevaar. Klik niet op links die je niet vertrouwt. Twijfel je over de authenticiteit van een mail? Ga te rade bij je ICT-afdeling. Maar zelfs als alles is dichtgetimmerd, is een back-up onbetaalbaar. Tenslotte kun je ook je laptop laten vallen of er een kop koffie over laten gaan. Ook dan is je back-up je reddende engel.

Stel je data veilig

Zorg dat jouw data ook veilig zijn. Maak een back-up van je bestanden op World Backup Day.