Bestuurssecretaresse, met natuurlijk overwicht, overzicht en inzicht

Wie zijn die leukerds van Public Support?

Executive Secretaries, het werving en selectiebureau van Public Support, is specialist in het zoeken en vinden van topondersteuners voor vaste werkplekken. Voor een van onze zeer tot de verbeelding sprekende opdrachtgevers, actief in de zorgsector zoeken we een bestuurssecretaresse voor de raad van bestuur.  

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse, met natuurlijk overwicht, overzicht en inzicht?

Als bestuurssecretaresse ben je samen met een collega zowel de linker- als de rechterhand van de bestuurders en de bestuurssecretaris die samen de Raad van Bestuur vormen van deze grote en mooie zorgorganisatie. Jouw focus ligt bij hun dagelijkse werkzaamheden, de planning en de organisatie van een kwalitatief sterke backoffice.  In deze uitdagende functie krijg je ook te maken met de Raad van Toezicht, de cliëntenraad, de familieraad en met het management team bestaande uit vijf directeuren.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor de bestuurder en de bestuurssecretaris.  Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Hierdoor plavei je de weg om voortgang, kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt zeer gewaardeerd.

Samen met jouw collega bestuurssecretaresse vorm je het bestuurssecretariaat binnen het Bestuursbureau. Het op elkaar afstemmen van de werkzaamheden, naast het optimaliseren en verduurzamen van de processen is jullie uitdaging, naast het creëren van een toegankelijke sfeer managers en medewerkers graag op terugvallen. Je hebt een sleutelpositie en bent buffer naar boven en tegelijkertijd schakel naar de operatie. Daarin werk je nauw samen met de bestuurder, de bestuurssecretaris en twaalf specialisten op het gebied van communicatie, beleid en kwaliteit, bestuur en veiligheid en compliance. 

Wat kun je van ons verwachten?

Het is een veelzijdige en dynamische rol in een aimabel, slim en ambitieus team dat zich sterk maakt voor verdere optimalisatie van veilige, kwalitatief hoogwaardig mensgerichte zorg aan volwassenen en kinderen die wat meer begeleiding nodig hebben in wonen, werken, sporten en scholing. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Je krijgt een functie aan de top van deze grote organisatie, met een regiofunctie over meer dan 50 locaties binnen 27 gemeenten in de provincie Utrecht.  Door het sociale karakter, de professionele instelling en de goede groeimogelijkheden, een hele fijne omgeving om in te werken. 

Het kantoor van het Bestuursbureau is gevestigd in Huis ter Heide. Het is goed te bereiken via de E30 en N237 met de auto of met  het openbaar vervoer. Je kunt er prima parkeren.

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van bestuurssecretaresse bestaat uit o.a.:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 32 uur;
• Een marktconform salaris;
• 8% vakantietoeslag;
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• Een goede pensioenregeling;
• Arbeidsvoorwaarden meerkeuzesysteem (bv. fietsplan/laptop/fitness/reiskosten);
• Abonnement op Cultuurwerkt!;
• Toegang tot de online Academy. 

Wie ben jij?

Jij bent een vakmens in de secretariële management versterking, die gaat voor een interessante en inhoudelijke rol binnen een bestuurlijke omgeving. Je bent graag een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent pro actief, accuraat en sneldenkend. Je bent flexibel, hebt een groot verbindend vermogen en gevoel voor humor.  Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare en stevige sidekick.  Je bent vrolijk, energiek, stevig, no-nonsense en hebt een natuurlijk overwicht, overzicht en inzicht. Jij houdt van jouw vak als topondersteuner. 

Als bestuurssecretaresse verzorg je alles tot in de puntjes. Je houdt van structuur aanbrengen in de chaos en je gaat door tot alles geregeld is. Je bent een teamspeler, werkt graag samen en bent vriendelijk. Je hebt een goed gevoel voor de Nederlandse taal en een vlotte pen. Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en hebt lef om jouw bijdrage te leveren. En bovenal ben jij iemand met hart voor de zorg, een mensenmens.  

Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau; 
• een afgeronde opleiding voor Personal Assistant, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse (of vergelijkbaar); 
• grote vaardigheid in o.a. MSOffice365, iBabs, SharePoint; 
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.