Berichten van de Werkmetjehart-vloer: gesprek met Pascalle Bergen

“Als goede ondersteuner moet je nieuwsgierig zijn”

Onze eigen directieassistente Monica Kuppens vraagt in de rubriek Berichten van de Werkmetjehart-vloer andere Topondersteuners het hemd van het lijf. Hoe ben je in het vak terechtgekomen, wat is er tijdens deze coronacrisis veranderd in je werk en hoe zie jij de toekomst van ons vak.

Deze keer spreekt Monica met Pascalle Bergen. Pascalle is getrouwd en heeft een dochter van 20 en een zoon van 18 jaar. Zij is geboren en getogen in Limburg en rond haar 22^ste verhuisd naar de stad waar haar geliefde PSV Stadion staat, Eindhoven. Pascalle is via de Werving & Selectie poot van Public Support (Executive Secretaries) sinds oktober 2019 in een vaste baan werkzaam bij Wij zijn JONG.

Hoe ben je in het vak terechtgekomen?

Pascalle vertelt dat ze rond haar 22^ste graag onder de vleugels van haar ouders vandaan wilde. Het liefst was ik Schoevers gaan volgen maar daar waren geen financiële middelen voor. Ik heb ook nog even de Philips Bedrijfsschool overwogen, maar heb uiteindelijk voor de eenjarige opleiding MEAO-secretarieel gekozen. Een goede vriendin van mij werkte in die tijd bij een Handelskantoor dat veel zaken deed in en met Duitsland. In Limburg groei je praktisch tweetalig op, dus mijn Duits is goed. Daarom werd ik gevraagd om vertaalwerk voor hen te doen. Naast mijn opleiding werkte ik als freelance vertaalster. Eén van de dames die daar werkte, begon een bureau voor secretariële ondersteuning voor eenmansbedrijven en vroeg mij met haar mee te gaan. Ik heb daar 2 jaar met veel plezier gewerkt. Maar ik besloot weg te gaan omdat we steeds meer telemarketingopdrachten kregen en dat was niet echt mijn ding. Na diverse banen in verschillende sectoren ben ik in de bouw terechtgekomen. Zowel bij organisaties in de utiliteits- en woningbouw als bij projectontwikkelaars. Ik hou van het slag mensen dat in deze sector werkt, de recht voor zijn raap-mentaliteit. Als je als jonge vrouw binnenkomt, is dat wel even wennen, maar de sector heeft me gegrepen en ben er daarom 17 jaar werkzaam gebleven. Door de crisis kwam de sector in 2008 op zijn gat te liggen. De vestiging waar ik werkte werd gesloten en toen ben ik op zoek gegaan naar een baan buiten de bouw. Ik ben gaan werken in een internationale omgeving bij Dechra. Waar ik 6 jaar heb gewerkt. Deze organisatie ontwikkelt, produceert en verkoopt diergeneesmiddelen. Het internationale karakter stal mijn hart.

Sinds een maand of 10 werk ik nu bij Wij zijn JONG. Een overstap van een internationale omgeving naar een bestuurlijke organisatie. Na jaren meer solistisch gewerkt te hebben, werk ik daar nu in een team van secretaresses, waar ik inmiddels ook leiding aan geef. In een team werken vraagt veel meer afstemming dan dat je alleen met je CEO te maken hebt.

Hoe is jouw werk veranderd door de coronacrisis?

Inhoudelijk is mijn werk niet veel veranderd; de klantvraag is nog steeds hetzelfde. Maar net als voor iedereen was het wennen aan het vergaderen op afstand en de afstemming met mijn bestuurder kost wat meer inspanning. Het agendabeheer is een stuk makkelijker geworden omdat de reistijd is komen te vervallen maar daarentegen moet je zorgen dat je zichtbaar blijft.

Ik merk wel dat de scheidslijn tussen werk en privé dunner is. Ongemerkt werk ik lange dagen en wordt mijn reistijd werktijd. Ik vind het wel erg prettig om thuis te werken, je wordt minder gestoord waardoor je flink wat meters kan maken.

Wat is de invloed van de corona op Wij zijn JONG?

Wat voor ons geldt is denk ik heel herkenbaar voor veel organisaties. We kwamen voor wat uitdagingen te staan en er werd een beroep gedaan op onze wendbaarheid. Wij waren bezig met de uitrol van Office 365, maar omdat we allemaal digitaal/virtueel moesten gaan werken, is dit versneld voor 2.800 medewerkers uitgerold.

Verder is er direct een Corona taskforce opgezet om op een goede manier medewerkers maar zeker ook ouders mee te nemen in informatieverstrekking. Het was even spannend of de kinderdagverblijven open mochten blijven maar gelukkig konden we bijdragen aan de ondersteuning van ouders met vitale beroepen.

Op facilitair/logistiek gebied vergt het openhouden van de kinderdagverblijven ook het nodige, zoals de bevoorrading van beschermingsmiddelen, zeep, desinfectie middelen, enz.

Verder is de 1,5 meter kantoorinrichting redelijk snel opgepakt. We proberen alle maatregelen en richtlijnen op een sympathieke manier vorm te geven. Zo communiceren we “op anderhalve meter ben je ook leuk” in plaats van “anderhalve meter afstand houden”. De Corona-tijd brengt enorm veel creativiteit!

Hoe zorg jij voor verbinding nu we elkaar minder zien?

Ik leg wat vaker contact via de telefoon om toch even bij te praten met collega’s, ook met collega’s van andere afdelingen. Tijdens de crisis zijn een aantal nieuwe collega’s gestart en daarvoor is het onboarden wel een stuk lastiger nu. Om elkaar toch wat beter te leren kennen, stellen we tijdens de dagstart regelmatig een funvraag. Bijvoorbeeld: als je opnieuw zou mogen kiezen welk beroep zou je dan kiezen? Of noem 1 ding dat je aan jezelf zou willen veranderen.

Vanuit het bedrijf zijn er ook diverse leuke initiatieven ontstaan zoals online pubquizen, spelletjes en challenges op vrijdagavond.

De bestuurder waar ik voor werkte, heeft voor de crisis afscheid genomen en de nieuwe interim bestuurder is eind april, dus in de Corona tijd begonnen. Ik stem mijn agenda op die van hem af, zodat we regelmatig samen op kantoor kunnen zijn. En hoewel het wat lastig is om je in deze tijd de cultuur van een bedrijf eigen te maken, lukt het ons redelijk goed.

Hoe zie jij de toekomst van ons vak?

We blijken veel op afstand te kunnen doen en ik vermoed ook dat thuiswerken blijft. Ik ben er groot voorstander van om het 50/50 te doen.

Vakinhoudelijk heeft er al een behoorlijke verschuiving plaatsgevonden; van dienstbaarheid in het verleden naar meer een sparringpartner van je manager zijn. Er wordt steeds meer verwacht dat je als goede ondersteuner ook op strategisch vlak meedenkt, proactief bent en vooruitdenkt. Je bent de steun en toeverlaat voor je manager. Jezelf blijven ontwikkelen is daarom belangrijk.

Heb je een blooper die je wilt delen?

Ik was nog piepjong toen ik bij één van de bouwbedrijven werkte. Mijn directeur had een verschil van mening met een onderaannemer. De receptie belde mij met de boodschap dat zij de betreffende onderaannemer aan de telefoon had. Ik vertelde haar in nogal duidelijk taal dat ik geen tijd had voor dat gemeut en dat ik hem wel zou terugbellen. Helaas had zij hem al doorverbonden…

Wil je ons nog iets vertellen?

Ik ben een spons! Ik volg online seminars, lees vakliteratuur en laat me intern goed informeren. Loop eens een andere afdeling op en luister en kijk wat hun daar bezighoudt. Als goede ondersteuner moet je op een positieve manier nieuwsgierig zijn, je moet alles willen weten. Alleen dan kun je je manager goed informeren.