Berichten van de Werkmetjehartvloer: gesprek met Miranda Hogendoorn

“De secretaresse van de toekomst is een (gespecialiseerde) sparringpartner”

Onze eigen directieassistente Monica Kuppens vraagt in de rubriek Berichten van de Werkmetjehart-vloer andere Topondersteuners het hemd van het lijf. Hoe ben je in het vak terechtgekomen, wat is er tijdens deze coronacrisis veranderd in je werk en hoe zie jij de toekomst van ons vak.

Deze keer spreekt Monica met Miranda Hogendoorn die werkzaam is bij NautaDutilh N.V. te Amsterdam als managementassistent van de HR-Directeur. Miranda introduceert zichzelf: Ik ben 42 jaar en geboren en getogen in IJmuiden, wat mooi uitkomt want ik ben gek op het strand! En niet alleen het Nederlandse strand, ik ga ook graag naar Spanje en Bonaire. Helaas zit het reizen er door de coronacrisis voor mij voorlopig niet in. Verder lees ik graag, wandel veel en doe ik aan yoga.

Waarom heb je voor het vak gekozen?

Toen ik jong was wilde ik stewardess worden. Ik was aangenomen bij de KLM, maar mijn gevoel was niet goed. Dus besloot ik toch voor een opleiding te kiezen, alleen wist ik niet goed welke. Toerisme sprak mij enorm aan, maar ook management-/directieassistent. Omdat ik in Alkmaar twee opleidingen tegelijk kon doen, heb ik daarvoor gekozen.

Vanuit mijn opleiding kreeg ik toen een stageplek als directieassistent bij de Stadsschouwburg in Velsen. Ideaal! De directeur had nog geen secretaresse dus ik kon alles zelf uitvinden en opzetten. Super om te doen. Op een dag vroeg hij mij een vergadering van de Raad van Bestuur te notuleren. Erg spannend, maar de kick die het gaf toen het gelukt was maakte dat ik heb gekozen voor dit vak. Mijn opleiding toerisme heb ik nog wel afgerond, maar mijn hart lag en ligt bij het secretaressevak.

Na de schouwburg ben ik bij een eenmans-advocatenkantoor gaan werken. Daarna heb ik een paar jaar op een iets groter advocatenkantoor gewerkt. Voor mij was dat ook een te klein bedrijf. Ik kreeg de mogelijkheid om over te stappen naar Rijkswaterstaat Noord-Holland, wel meteen een heel stuk groter. Daar ging ik eerst werken voor het Hoofd HRM en aansluitend voor de directeur Water, Scheepvaart & Realisatie Infrastructuur. Ik heb daar ruim 8 jaar gewerkt. Vervolgens heb ik ruim 8 jaar gewerkt bij het Openbaar Ministerie. Eerst als senior managementassistent van de plaatsvervangend Hoofdofficier van Justitie en daarna voor de Hoofdofficier van Justitie. Kennelijk heb ik iets met het cijfer 8!

Sinds oktober 2018 ben ik bij NautaDutilh weer terug bij mijn oude liefde, HR. Ik ondersteun niet alleen de HR directeur maar ben ook vraagbaak voor mijn 25 collega’s.

Ik mag nog heel lang werken, dus is het voor mij erg belangrijk om het naar mijn zin te hebben.

Hoe is jouw werk veranderd door de coronacrisis en hoe zorg jij voor verbinding?

Ook wij moesten versneld Microsoft Teams invoeren en er mee leren werken. Grappig om te zien hoe collega’s op zoek gingen naar het “unmuteknopje”. Niemand kon ze horen maar iedereen zag ze wel met vragende blikken zoeken op hun scherm.

Ik mis het persoonlijke contact op kantoor. Ik kies steeds vaker voor de telefoon om echt even bij te praten met collega’s. Vind ik toch prettiger dan via MS Teams en face to face blijft toch het fijnst. Dan zie je ook de non-verbale communicatie.

De sociale verbinding vind ik lastiger via Teams. Persoonlijke aandacht, een bloemetje en kleine attenties zijn nu nog belangrijker geworden. Een voorbeeld hiervan is dat ik samen met de HR Director op zoek ben gegaan naar nieuwe geboortecadeautjes. Deze geboortecadeautjes sturen we op naar de jonge ouders.

Wat is de invloed van de coronacrisis op NautaDutilh?

We hebben een Covid-team opgezet dat wekelijks, of vaker als dat nodig is, bij elkaar komt. Dit team monitort bijvoorbeeld of alle systemen het blijven doen ook nu iedereen zoveel mogelijk vanuit huis moet kunnen werken.

Sinds 1 juli hebben we een 1,5 meter kantoor. Denk aan: duidelijke richtlijnen, maximaal 2 mensen in de lift, een maximale bezetting en van tevoren digitaal aanmelden voor een werkplek zodat gekeken kan worden hoeveel mensen er binnen zijn. Wie wil, kan nu in ieder geval deels op kantoor werken. We volgen wel nog steeds het RIVM-beleid: werk zoveel mogelijk thuis. Collega’s die zich in het OV niet prettig voelen werken thuis of kunnen met de auto komen. Ik bekijk per week wat ik doe. Hoeveel mensen zijn er al op kantoor, heb ik afspraken die beter live kunnen? Wij zijn nu aan het kijken naar toekomstbestendig thuiswerken.

Onze cateraar heeft ook behoorlijk wat aanpassingen moeten doen. Je moet nu bijvoorbeeld vooraf je bestelling voor de lunch doorgeven, die staat dan voor je klaar in het restaurant. Uiteraard op 1,5 meter afstand.

Het werk ging en gaat gewoon door. Wij organiseren nu veel workshops en trainingen online en we houden ook online contact met onze cliënten.

Hoe zie jij de toekomst van ons vak?

Het thuiswerken zal er wel in blijven. Voor mij is het belangrijk om een goede balans tussen werk en privé te houden. Daarna las ik een echte lunchpauze voor mezelf in en maak ik even tijd om naar buiten te gaan.

In het begin van mijn carrière deed je de meer eenvoudige dingen. Het vak ontwikkelt zich, het is dus belangrijk jezelf ook te blijven ontwikkelen en om je te specialiseren en te verdiepen. Wij worden meer en meer sparringpartner. Ik kan meer meedenken met mijn manager en met de collega’s van HR o.a. over hoe we processen efficiënter kunnen inrichten.

Bij NautaDutilh maak ik deel uit van de Young Professionals Board (YPB) en delen wij – als YPB – onze ideeën met de Board en geven wij gevraagd en ongevraagd adviezen. Verder ben ik me meer gaan verdiepen in HR en help ik de collega’s van de HR Servicedesk en de collega’s van Learning & Development.

Ik lees veel (boeken, maar ook Management Support Magazine) en volg trainingen en webinars. Ik laat mij inspireren door bijvoorbeeld de dames van Future Talent Factory. Daarnaast ben ik lid van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) bij de regio Noord-Holland/Flevoland.

Heb je nog een tip?

Zoals ik al aangaf vind ik het heerlijk om te lezen, zowel vakinhoudelijk als privé. Een aantal tips om zakelijk te lezen zijn:
– Focus aan/Uit van Marc Tigchelaar
– Werk kan ook uit van Thijs Launspach

Verder vind ik het boek van Michelle Obama en de serie “De Zeven Zussen” echte aanraders.

Nu lees ik “Style your Life” van Lonneke Nooteboom. Dit is ook een aanrader. Zij laat zien hoe je de knapste versie van jezelf kunt zijn en ze inspireert om voor jezelf te kiezen.