“Ik ben zo trots dat ik bij de politie werk. Geen dag is hetzelfde en ik leer iedere dag bij.”

Onze eigen directieassistente Monica Kuppens vraagt in de rubriek Berichten van de Werkmetjehart-vloer andere Topondersteuners het hemd van het lijf. Hoe ben je in het vak terechtgekomen, wat is het allerleukste en hoe blijf jij jezelf ontwikkelen?

Deze keer Shirley Jahn, die al ruim 16 jaar als managementassistent/secretaresse bij de politie werkt. Shirley introduceert zichzelf: als geboren en getogen Zaankanter ben ik heel direct. Ik probeer veel humor in mijn werk te brengen en iedere dag iemand aan het lachen te maken.

Ik wil veel van de wereld zien en heb mezelf ten doel gesteld om ieder jaar een nieuw land aan te doen. Inmiddels heb ik al enorm veel landen gezien, maar mijn bucketlist is nog best lang. Ik ga graag naar de bioscoop, het theater en ben gek op musicals. Disneyland is mijn andere passie. Eens in de vijf jaar ga ik met een vriendin naar Amerika om de Disneyland Parken te bezoeken. Drie weken lang van park naar park. Daar word ik ontzettend vrolijk van!

Hoe ben je in het vak terechtgekomen?

 Van kleins af aan wist ik dat ik één ding niet wilde worden en dat was secretaresse. Wat ik wel wilde was bij de politie. Helaas was ik net 1 cm te kort voor de toen geldende lengte-eis.

Dus na de havo moest ik mezelf herpakken en bedenken wat dan wel?

Ik ben bij Vroom & Dreesmann in de Amsterdamse Kalverstraat op de klantenservice gaan werken. Wat super leuk en leerzaam was, wij deden echt alles, bijvoorbeeld de telefooncentrale, innemen van retourartikelen, aannemen van de kas. Ik heb daar mensen leren lezen. Niet iedereen was altijd even eerlijk aan de producten gekomen die ze kwamen terugbrengen…..

We maakten daar lange dagen en toen voetbalde ik nog en trainde veel. Dat was lastig te combineren, daarom ben ik na een jaar op zoek gegaan naar iets anders. Ik kwam toen een vacature tegen bij Barclays Bank PLC die een typiste zochten voor halve dagen. Ik heb gesolliciteerd omdat ik dan de andere halve dag op zoek kon gaan naar een baan die echt bij mij paste. Ik kon toen echt niet snel typen, maar door mijn vlotte babbel werd ik toch aangenomen. Ik kan mij nog heel goed herinneren dat iedereen mij met verbazing aankeek toen ik begon met typen op mijn eerste werkdag…. Ik ben meteen een cursus gaan volgen en al snel was ik op snelheid. Ik werd gevraagd voor allerlei andere klusjes, waardoor ik al snel hele dagen aan het werk was. Ik hielp bijvoorbeeld ook mee op het directiesecretariaat. Ondanks dat ik nog geen ervaring had als secretaresse, werd ik door een van de Engelse leidinggevenden gevraagd of ik zijn secretaresse wilde worden. Hij heeft mij ontzettend veel geleerd en we waren echt een team. En dat is zo belangrijk om je werk goed te kunnen doen. Hij maakte mij ook belangrijk. Als wij samen in bespreking zaten, moest er niet zo maar iemand binnen komen lopen, die mochten dan terugkomen als wij klaar waren. Op een gegeven moment ben ik van Barclays Bank PLC naar Barclays de Zoete Wedd Nederland overgestapt waar ik als managementassistente voor 2 directeuren heb gewerkt.

Toen de bank uit Nederland wegging, ben ik bij De Telegraaf gaan werken. Ik heb daar 3 tot 4 jaar met veel plezier gewerkt. Mijn toenmalige manager kreeg een promotie en daarmee kreeg ik een nieuwe manager. Dat boterde helemaal niet en ik ben uiteindelijk weggegaan.

Daarna heb ik zes maanden bij een makelaarskantoor gewerkt, dat was echt helemaal niets voor mij. Vervolgens via het uitzendbureau bij ABN Amro.

Werken bij de politie bleef echter in mijn achterhoofd zitten. Toen ik daar een advertentie zag voor administratief medewerker HR besloot ik de overstap te maken. Ondanks dat het salaris echt wel anders was, wilde ik mijn droom waarmaken en mijn hart volgen. Na een heel leuk sollicitatiegesprek werd ik gebeld dat ze mij graag wilden hebben, niet als administratief medewerker, maar ik werd gevraagd een secretariaat op te zetten bij de Academie Politie Amsterdam-Amstelland (APAA). In de 16 jaar die ik nu bij de politie werk, heb ik diverse functies gehad. Zo heb ik voor de directeur van de APAA en de Korpschef Zaanstreek-Waterland gewerkt. Ook heb ik bij het regieteam gewerkt dat de reorganisatie in NH heeft begeleid, dat was een project van 2 jaar. Aan het einde van die periode kwam ik op een nieuwjaarsreceptie twee nieuwe managers (sectorhoofden) tegen. Ik had een van hen al een keer ontmoet toen ik twee keer een 12-uurs dienst meedraaide tijdens de kroning. Zij gingen (in een duobaan) leidinggeven aan de Dienst Regionale Operationele Samenwerking (een dienst die raakt aan alle aspecten binnen de politie) en hadden nog geen ondersteuning. We raakten in gesprek en het een leidde tot het ander; ik werk daar nu met ontzettend veel plezier al 5 jaar. Ik ben zo trots dat ik bij de politie werk. Geen dag is hetzelfde en ik leer iedere dag bij.

Wat zijn 3 eigenschappen die niet mogen ontbreken in ons vak? 

Flexibel zijn, continu meebewegen met alle ontwikkelingen en integriteit. Je bent een tussenpersoon, een belangrijke schakel, een gatekeeper. Dat laatste is door het thuiswerken wel wat lastiger geworden.

Wat vind je het allerleukste aan je werk en wat minder?

Wat echt niet leuk is is als je met heel veel moeite een afspraak met een hele groep mensen met complexe agenda’s hebt ingepland, die dan op het allerlaatst weer “even” verzet moet worden.

Wat ik leuk vind is dat ons vak van ondersteunend naar bijdragend veranderd. We worden meer en meer een sparringpartner. Je bent een team met je manager en vertrouwen is daarbij belangrijk. Ik weet overal iets van, waardoor ik kan inschatten wat de belangrijkheid is.

 Hoe blijf jij je ontwikkelen?

Ik blijf leren en opleidingen volgen. Zo heb ik bijvoorbeeld 2 jaar geleden een master Secretary Management behaald.

Via de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners (NVD), waar ik lid van ben, volg ik ook veel trainingen en webinars.

Heb je tips voor mooie, interessante, leerzame boeken of websites?

Ik ben gek op de uitspraken van Loesje en Omdenken.

Qua boeken raad ik IJs verkopen aan Eskimo’s van Pacelle van Goethem en Wat is jouw excuus? van Esther Jacobs aan.

Op social media moet je echt Bumper de politiehond gaan volgen. Het geeft een goed beeld van het politiewerk.

Wil je een blooper met ons delen?

Ik struikel nogal makkelijk, zeker als ik langs een aantal burgemeesters loop…

Bij de bank werkte ik voor een nogal Herengracht-achtige directeur die een hooggeplaatste gast op bezoek had. Ik moest koffie brengen, met het blad in mijn hand gaf ik de deur een zwieper. Ik had me niet bedacht dat er een radiator achter de deur zat waardoor de deur net zo hard weer terugkwam. Ik heb het blad wonder boven wonder vast kunnen houden, maar op de schoteltjes was wel een voetbadje ontstaan.