
Waarom AI nooit het secretaressevak overneemt
19 april 2023Artificial Intelligence, ofwel AI. Je hebt ongetwijfeld al nieuwsberichten over ...
Lees artikelJe hebt er vast vaker over gehoord of gelezen, ‘clean desk’ of in gewoon Nederlands ‘een opgeruimd bureau’. Sommige bedrijven hebben er zelfs beleid op gemaakt. Waarom is het zo belangrijk? Wat zijn de voordelen? En hoe pak je het aan? Wij vertellen je er graag over, op basis van diverse onderzoeken, maar ook op basis van ervaringen uit de praktijk.
Het lijkt wel of onze bureaus steeds voller worden. Een laptop, muis en één of soms zelfs twee extra schermen. Daarnaast nog een notitieboekje, een telefoon, een koffiemok en een flesje water. Zo blijft er weinig ruimte over voor andere zaken.
Uit onderzoek blijkt dat een rommelig bureau zorgt voor vele afleidingen. Alles wat op je bureau ligt, zorgt ervoor dat je je focus kunt verliezen. Minder rommel geeft mentale rust.
Stiekem weten we dat wel, maar in de praktijk zien we toch echt veel volle bureaus, met post-its, foto’s, brievenbakjes vol met papier en andere ‘afleiders’. Ondanks dat het er gezellig uitziet, veroorzaakt het chaos in je hoofd.
Het advies is dan ook: maak van je bureau geen (kantoor)stilleven van rommel en prullaria. Zorg dat alles dat je kan afleiden en associaties oproept met onaffe zaken, van je bureau verdwijnt. Een clean desk dus.
Maar hoe voorkom je dan dat je iets vergeet wat nog niet af is? Dat is namelijk vaak de reden om het in het zicht op je bureau te leggen. Daar komt een stukje timemanagement bij kijken. Plan blokken in je agenda om zaken af te werken (zoveel tijd als je nodig denkt te hebben) en pak dan pas de documenten erbij die je nodig hebt. Het is wel belangrijk dat je je dan zoveel mogelijk aan de blokken houdt. Wil je je echt even goed concentreren, zet dan je telefoon op stil en sluit je e-mail programma.
Nu je bureau netjes opgeruimd is, is een opgeruimde computer de volgende stap. En dan bedoelen we niet documenten netjes opslaan op een plek waar ze logischerwijs thuishoren en waar je collega’s ze makkelijk kunnen terugvinden, maar kijk ook eens hoeveel verschillende programma’s je open hebt staan. Ook de documenten binnen deze programma’s. Dit maakt niet alleen je computer trager, maar brengt ook extra afleiders met zich mee.
Iedereen wil toch gestructureerd overkomen? Een net bureau straalt overzicht uit. En als secretaresse of projectondersteuning is dat wat je wil uitstralen. De dag loopt vaak al anders dan je vooraf gepland hebt, omdat je manager of (project)collega’s van alles bij jou neerleggen en natuurlijk allemaal met een hoge prioriteit. Belangrijk dus om overzicht te houden.
Monique van Keulen, TopSecretaresse: “Een opgeruimde werkplek helpt mij structuur te geven aan mijn dag. In mijn functie lopen veel projecten naast elkaar. Een clean desk zorgt er voor dat ik het overzicht kan bewaren en scherp blijf”.
Artificial Intelligence, ofwel AI. Je hebt ongetwijfeld al nieuwsberichten over ...
Lees artikelGeregeld krijgen we de vraag wat nou zo leuk is ...
Lees artikelJe ziet onze slogan overal op social media en op ...
Lees artikel