De voordelen van een clean desk

Een opgeruimd bureau is een opgeruimd hoofd!

Je hebt er vast vaker over gehoord of gelezen, ‘clean desk’ of in gewoon Nederlands ‘een opgeruimd bureau’. Sommige bedrijven hebben er zelfs beleid op gemaakt. Waarom is het zo belangrijk? Wat zijn de voordelen? En hoe pak je het aan?  Wij vertellen je er graag over, op basis van diverse onderzoeken, maar ook op basis van ervaringen uit de praktijk.

Het lijkt wel of onze bureaus steeds voller worden. Een laptop, muis en één of soms zelfs twee extra schermen. Daarnaast nog een notitieboekje, een telefoon, een koffiemok en een flesje water. Zo blijft er weinig ruimte over voor andere zaken.

Uit onderzoek blijkt dat een rommelig bureau zorgt voor vele afleidingen. Alles wat op je bureau ligt, zorgt ervoor dat je je focus kunt verliezen. Minder rommel geeft mentale rust.

Stiekem weten we dat wel, maar in de praktijk zien we toch echt veel volle bureaus, met post-its, foto’s, brievenbakjes vol met papier en andere ‘afleiders’. Ondanks dat het er gezellig uitziet, veroorzaakt het chaos in je hoofd.

Hoe pak je het aan: een aantal tips

Het advies is dan ook: maak van je bureau geen (kantoor)stilleven van rommel en prullaria. Zorg dat alles dat je kan afleiden en associaties oproept met onaffe zaken, van je bureau verdwijnt. Een clean desk dus.

1. Kijk eens kritisch naar je eigen bureau en de directe omgeving van je bureau. Wat heb je echt nodig voor waar je nu mee bezig bent? Ruim de rest op.
2. Heb je een klus geklaard? Ruim dan alles wat hiermee te maken heeft meteen (digitaal) op.
3. Leuk hoor die foto’s van mooie momenten, maar zelfs die leiden af van waar je mee bezig bent. Voor je het weet dwalen je gedachten af naar diegene op de foto of het speciale moment. Dus zoek een ander mooi plekje, misschien in de buurt van het koffieapparaat. Daar kom je toch een aantal keren per dag.
4. Om verschillende redenen is het goed om niet achter je bureau te eten. Je bureau staat daardoor nog voller met een kom yoghurt of een bord met broodjes of salade. Maar misschien nog wel belangrijker: ga regelmatig weg van je bureau. Dat zorgt voor beweging en een hogere productiviteit.
5. Geen nietmachinetje op je bureau, dat kan in de la (en gebruiken we dit apparaat nog in een tijd waarin we eigenlijk ook zo min mogelijk printen?). Geen stapel documenten die je herinneren aan de vergadering van overmorgen, die kan in kast – waar je hem pas uithaalt zodra je hem nodig hebt. Geen gebruikte koffiemokken. Die staan misschien wel netjes in een rijtje opgesteld naast je beeldscherm, maar ze blijven een afleiding. Je brein denkt automatisch ‘oh, die moet ik nog even wegbrengen’.

Timemanagement

Maar hoe voorkom je dan dat je iets vergeet wat nog niet af is? Dat is namelijk vaak de reden om het in het zicht op je bureau te leggen. Daar komt een stukje timemanagement bij kijken. Plan blokken in je agenda om zaken af te werken (zoveel tijd als je nodig denkt te hebben) en pak dan pas de documenten erbij die je nodig hebt. Het is wel belangrijk dat je je dan zoveel mogelijk aan de blokken houdt. Wil je je echt even goed concentreren, zet dan je telefoon op stil en sluit je e-mail programma.

Ruim ook je computer op

Nu je bureau netjes opgeruimd is, is een opgeruimde computer de volgende stap. En dan bedoelen we niet documenten netjes opslaan op een plek waar ze logischerwijs thuishoren en waar je collega’s ze makkelijk kunnen terugvinden, maar kijk ook eens hoeveel verschillende programma’s je open hebt staan. Ook de documenten binnen deze programma’s. Dit maakt niet alleen je computer trager, maar brengt ook extra afleiders met zich mee.

De mening van Public Support

Iedereen wil toch gestructureerd overkomen? Een net bureau straalt overzicht uit. En als secretaresse of projectondersteuning is dat wat je wil uitstralen. De dag loopt vaak al anders dan je vooraf gepland hebt, omdat je manager of (project)collega’s van alles bij jou neerleggen en natuurlijk allemaal met een hoge prioriteit. Belangrijk dus om overzicht te houden.

Monique van Keulen, TopSecretaresse: “Een opgeruimde werkplek helpt mij structuur te geven aan mijn dag. In mijn functie lopen veel projecten naast elkaar. Een clean desk zorgt er voor dat ik het overzicht kan bewaren en scherp blijf”.