Hoe kun je als secretaresse AI voor je laten werken?

Artificial Intelligence, ofwel AI. Je hebt als secretaresse ongetwijfeld al nieuwsberichten over dit fenomeen voorbij zien komen. AI is een brede term die wordt gebruikt om te verwijzen naar computersystemen die in staat zijn om taken uit te voeren, die normaal door mensen worden gedaan.

Klinkt best een beetje eng hè? Maar wees niet bang, de rol van secretaresse zal het nooit overnemen.

Waarom AI nooit het secretaressevak overneemt

Emotionele intelligentie

Het is onmogelijk voor AI om eigen emotionele intelligentie en sociale vaardigheden te bezitten. Dit zijn hele belangrijke eigenschappen van een secretaresse, omdat ze moeten in staat zijn om te luisteren naar mensen, om hen écht te begrijpen en om hun emotionele intelligentie en sociale vaardigheden in te kunnen zetten als een situatie er om vraagt. Een secretaresse moet in staat zijn om op een dieper niveau met anderen te communiceren, empathie te tonen en te reageren op emotionele nuances in gesprekken. Deze menselijke kwaliteiten zijn van onschatbare waarde bij het opbouwen van vertrouwensrelaties en het efficiënt omgaan met diverse persoonlijkheden. Iets wat AI duidelijk niet kan.

Creatief denken

In de praktijk doen zich vaak onverwachte situaties voor die creatief denken vereisen. Secretaresses zijn oplossingsgericht en kunnen zich snel aanpassen aan veranderende omstandigheden. AI werkt op basis van vooraf ingestelde regels en algoritmen en kan minder goed out-of-the-box denken. Dit vermogen om out-of-the-box te denken is noodzakelijk in situaties waarin bepaalde procedures mogelijk niet van toepassing zijn. Secretaresses kunnen innovatieve oplossingen bedenken en snel beslissingen nemen. Ook dit is erg lastig voor AI.

Intuïtie

En last but not least hebben secretaresses, management assistents en PA’s ook een sterk ontwikkelde intuïtie. Ze kunnen zien aankomen wat er gaat gebeuren, en anticiperen op veranderingen. In tegenstelling tot AI, dat afhankelijk is van gegevens en analyses, kunnen secretaresses menselijke intuïtie gebruiken om situaties te beoordelen en ideeën te bedenken die verder gaan dan wat meetbaar is, waardoor ze waardevolle adviseurs zijn in organisaties.

Hoe kun je als secretaresse AI voor je laten werken?

Je weet nu dat het secretaressevak nooit vervangen zal worden door AI, maar je kunt AI wel inzetten om jouw werkzaamheden makkelijker te maken. Dit doen we door het programma ChatGPT te gebruiken. ChatGPT is een online programma dat is ontworpen om antwoorden te geven op allerlei vragen. Het programma werkt door gebruik te maken van een enorme hoeveelheid informatie die het heeft ‘geleerd’ door het lezen van boeken, artikelen en andere teksten op het internet. Je kunt via https://chat.openai.com/ een account aanmaken. Hieronder vier voorbeelden waarvoor je ChatGPT kunt inzetten:

E-mailbeheer

Laat ChatGPT je helpen bij het opstellen van e-mails, zowel in het beantwoorden van inkomende e-mails als in het opstellen van nieuwe berichten. Je kunt ChatGPT de kern van de boodschap laten genereren, die je vervolgens aanvult en aanpast.

Vertalen

ChatGPT kan je helpen om snel documenten en berichten in verschillende talen te vertalen. Dit kan handig zijn voor het communiceren met internationale partners of het begrijpen van informatie in andere talen.

Schrijfhulp en grammaticacheck

Laat ChatGPT je helpen bij het corrigeren van spelfouten, grammaticale fouten en zinsbouw in je teksten. Het kan ook suggesties doen om je schrijfwerk te verbeteren.

Teksten uitbreiden

AI-tools voor tekstuitbreiding kunnen je helpen om ideeën uit te breiden en gedetailleerde content te genereren. Bijvoorbeeld, als je een samenvatting wilt uitbreiden tot een volledig rapport, kan AI-assistentie waardevol zijn.

Conclusie

Je hoeft als secretaresse niet bang te zijn dat artificial intelligence het secretaressevak zal overnemen, daarvoor is het niet ‘menselijk’ genoeg. Wel doe je er goed aan om AI, en bijvoorbeeld ChatGPT, voor je te laten werken. Het kan heel veel werk uit handen nemen.