Hoe kun je als secretaresse ChatGPT gebruiken?

In de snel veranderende wereld van technologie moet je als secretaresse omgaan met steeds complexere taken en uitdagingen. Best pittig. Gelukkig kun je als secretaresse AI gebruiken om je werkzaamheden makkelijker te maken. En nee, je hoeft hiervoor geen tech-expert te zijn. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van het online programma ChatGPT. In dit artikel ontdek je hoe je als secretaresse ChatGPT kunt inzetten om je productiviteit te verhogen en werkzaamheden makkelijker te maken. Ook zoomen we in op de ‘risico’s’ van ChatGPT.

Wat is ChatGPT?

ChatGPT kun je zien als een soort slimme assistent die begrijpt wat je zegt en je helpt met je taken. Het is gebaseerd op geavanceerde technologie, GPT-3.5 genaamd, en werkt als een virtuele gesprekspartner. Je kunt het programma vragen stellen, om hulp vragen en/of het zelfs taken laten uitvoeren. Het is handig om als secretaresse ChatGPT te gebruiken omdat het je werk kan vereenvoudigen. Je hoeft geen technologie-expert te zijn om het te gebruiken; het is namelijk ontworpen om zo eenvoudig en vriendelijk mogelijk te zijn. Kortom, ChatGPT is jouw vriendelijke digitale hulp die je ondersteunt bij dagelijkse taken. Maar voor wat voor soort werkzaamheden kun je het gebruiken? Hieronder enkele voorbeelden:

E-mailbeheer

Laat ChatGPT je helpen bij het opstellen van e-mails, zowel in het beantwoorden van inkomende e-mails als in het opstellen van nieuwe berichten. Je kunt ChatGPT de kern van de boodschap laten genereren, die je vervolgens aanvult en aanpast. Het programma is erop getraind om snel de kern van de boodschap of e-mail te begrijpen en hierop te reageren.

Voorbeeld:

Vertalen

ChatGPT kan je helpen om snel documenten en berichten in verschillende talen te vertalen. Dit kan handig zijn voor het communiceren met bijvoorbeeld internationale collega’s of het begrijpen van informatie afkomstig uit andere talen.

Voorbeeld:

Eigenlijk spreekt dit voor zich. Kopieer en plak de tekst in ChatGPT. Schrijf er bij dat je deze tekst wil vertalen naar het Nederlands. Is het een moeilijke tekst met bijvoorbeeld veel wetenschappelijke termen? Vraag om het antwoord simpel te houden, zodat je de tekst begrijpt en dit kan verwerken.

Schrijfhulp en grammaticacheck

Laat ChatGPT je helpen bij het corrigeren van spelfouten, grammaticale fouten en zinsbouw in je teksten. Het kan ook suggesties doen om je schrijfwerk te verbeteren.

Voorbeeld:

Je krijgt een lange tekst van een collega binnen met de vraag om dit te verbeteren. Je ziet dat er flink wat fouten instaan. Je kunt zelf de gehele tekst nalopen en verbeteren, maar dat gaat je veel tijd kosten. Zet het daarom in ChatGPT met de vraag om alle grammaticale fouten eruit te halen. Je kunt het programma ook vragen om überhaupt de tekst te verbeteren. Scheelt een hoop tijd!

Teksten uitbreiden

ChatGPT kan gemakkelijk een tekst herkennen en eventueel de tekst uitbreiden.

Voorbeeld:

Je krijgt de vraag om een stukje tekst te schrijven voor bijvoorbeeld een afscheidsbrief gericht aan een collega. Het is echter al 17:15 uur en qua inspiratie is de koek op. Je komt niet verder dan de eerste twee zinnen. Geef deze twee zinnen aan ChatGPT en vraag om de tekst af te maken. Maar let op: uiteraard is het veel leuker en persoonlijker om zelf een afscheidsbrief te schrijven aan een collega. 😉

De keerzijde van ChatGPT

ChatGPT kan dus een waardevolle tool zijn voor jou als secretaresse om efficiënter te werken en taken te vereenvoudigen. Echter, net als bij elke technologische tool, zijn er enkele aspecten waar je voor moeten oppassen en enkele mogelijke gevaren waarmee je rekening moet houden:

Privacy en gevoelige Informatie

Het is belangrijk dat je goed omgaat met vertrouwelijke of gevoelige informatie. ChatGPT slaat in principe geen gegevens op, maar het is belangrijk om bewust te zijn van wat je in ChatGPT zet om privacy-kwesties te voorkomen. Een gevoelige mail in ChatGPT zetten? Misschien niet zo handig.

Onnauwkeurigheden en fouten

Zoals hierboven beschreven is ChatGPT enorm handig om teksten te checken op grammatica. Het is echter niet 100% betrouwbaar. Er kunnen nog steeds fouten staan in een tekst of e-mail. Lees daarom de teksten altijd nog even na.

Afhankelijkheid en verlies van vaardigheden:

Als je teveel vertrouwt op ChatGPT kan dit leiden tot een verlies van jouw schrijf- en communicatievaardigheden. Het is goed om de tool als ondersteuning te zien, maar zorg ervoor dat het geen vervanging wordt van jouw secretariële vaardigheden.

Conclusie