Support Works logo Support Works logo

'Help! Ik heb een secretaresse.'

Datum

23 september 2019

Stel je voor: je loopt je kantoor binnen en opeens staat je nieuwe secretaresse voor je neus. Dat is natuurlijk erg fijn, maar hóe werk je eigenlijk het beste met haar samen? De eerste keer dat ik een ondersteuner kreeg, had ik geen idee. Maar na jaren ervaring weet ik nu hoe je pijlsnel van ‘Help, ik heb een secretaresse’, naar ‘Hoera, ik heb een secretaresse’ gaat.

Leer elkaar kennen

Als je directeur of leidinggevende wordt, neemt de hoeveelheid werk gigantisch toe. Geef je geen taken uit handen, dan kom je niet toe aan het werk waar je goed in bent. Professionele ondersteuning is dan ook een ware verademing: je werk wordt gestructureerd, je agenda georganiseerd én je hebt iemand die met je meedenkt. Ik had dat ten tijde van mijn eerste secretaresse nog niet zo goed begrepen. Ik wist niet wat ik wilde en zij deelde mij mee: ‘Dit deed ik bij de vorige directeur, dit kan ik voor jou doen.’ Zo’n ouderwetse, statische aanpak levert natuurlijk niet per se het beste resultaat op. Hoe zorg je dat jouw ondersteuning wél van topkwaliteit is?

Deel je zwakke kanten

Weet jij waar je sterk in bent en waarin juist niet? Dat is namelijk de clou van een goede samenwerking met je directie-assistent of directiesecretaresse. Als zij jouw zwakke kanten kent, kan ze juist daarbij ondersteunen. Dat moet je dan wel samen bespreken. Zo weet mijn directie-assistent Monica dat ik het belangrijk vind om écht aandacht te schenken aan mijn medewerkers, maar dat ik het moeilijk vind om te onthouden wat er precies bij iedereen speelt. Zij houdt me daarom goed op hoogte, van verjaardagen, maar ook gevoeligheden of wanneer iemand in de put zit. Zo helpt zij me om iedereen op het juiste moment de juiste aandacht te geven.

Vind een écht goede secretaresse

Bovenstaande tips gaan natuurlijk alleen op als je ook écht een goede secretaresse hebt. Maar wat is een goede secretaresse? Ik noem Monica weleens grappend mijn ‘externe harde schijf’. Ik weet dat ik heel veel dingen veilig bij haar kan neerleggen. Daardoor is mijn geest vrij voor creatieve ingevingen en aandacht voor mensen – precies daar waar ik aandacht aan wil besteden. Ook weet ik dat wat ik in gang zet, dankzij Monica ook echt uitgevoerd wordt. En als het ergens toch spaak loopt, zorgt zij dat ik dat op tijd weet. Bovendien voelt zij aan wanneer haar ondersteuning nodig is en is ze mijn klankbord. Weet dat je bij een écht goede secretaresse vanaf moment één de lat al hoog kunt leggen. De secretaresse van vroeger gaat je niet verder brengen, de topsupporters van nu wel.

Ja, ik wil ook een topsupporter!

‘Het gaat me niet alleen goed af, het is ook gewoon hartstikke leuk.

8 mei 2020 Nieuws,

Antoinette Sluijter is sinds 2015 werkzaam bij Public Support. In eerste ...

Lees artikel